
Organización

Es el proceso archivístico que permite conocer qué tipo de información se produce, cómo se debe conservar, para finalmente obtener acceso oportuno a ella. Contempla las siguientes fases:

Depuración y eliminación

Proceso archivístico que permite la disminución de espacio dedicado al almacenamiento de documentos y la optimización de las áreas de custodia y conservación, a través de la aplicación de instrumentos archivísticos, generando beneficios como:
– Disminución de costos de almacenamiento
– Ingresos por la venta del material reciclado
– Inclusión de la gestión del archivo en el programa corporativo de manejo de residuos amigables con el medio ambiente.
Administración in-house

Servicio archivístico que permite tercerizar la gestión documental de archivos activos e inactivos, logrando la prestación de un servicio calificado en forma ininterrumpida y oportuna, contando con asesoría permanente.

Custodia

Servicio archivístico que permite tercerizar el almacenamiento de los documentos, en condiciones adecuadas, sin perder el control ni el acceso oportuno a la información, generando mayores espacios de productividad dentro de la organización.
Traslado de archivos

Servicio archivístico que permite trasladar toda la documentación en forma adecuada, sin generar ningún trastorno al cliente permitiendo la continuidad del servicio prontamente.

Digitalización y microfilmación

Proceso archivístico que mediante la aplicación de herramientas tecnológicas, permite la conservación y preservación del documento físico, facilitando la consulta del mismo sin necesidad de manipularlo. Si llegase a ser necesario, la información preservada por estas técnicas puede constituirse en prueba o testimonio en requerimientos legales mediante la certificación de la misma.

Asesoría, elaboración e implementación de instrumentos archivísticos
Servicio archivístico que permite armonizar la gestión documental de la empresa, con la planeación estratégica de la organización y dar cumplimiento a las directrices del Archivo General del la Nación.
PINAR: Plan Institucional de Archivos
Herramienta de planeación para la coordinación archivística, que cumple con las pautas de la Ley 594 de 2000, Ley 1712 de 2014 y Decreto 1080 de 2015 (Capitulo V, artículos 2.8.2.5.2. y 2.8.2.9.2.)
TRD: Tablas de Retención Documental
Instrumento archivístico que agrupa la documentación de la empresa, acorde a la composición orgánica, manuales de funciones y de procedimiento de la organización, estableciendo tiempos de conservación de acuerdo con el marco legal y controlando de esta forma la producción documental.
TVD: Tablas de Valoración Documental
Instrumento archivístico que agrupo la documentación de fondos acumulados, salvaguardando el patrimonio documental.
PGD: Programa de Gestión Documental
Es el documento en que se desarrollan la gestión documental y el archivo; según la Ley 594 de 2000 que estableció las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.

Asesoría y cumplimiento de la ley de transparencia en función archivística

Alquiler de equipos especializados y suministro de insumos
Servicio que permite facilitar el cliente la compra, el alquiler y los equipos, así como la adquisición de insumos para la Gestión Documental.
- Escáner de alta producción.
- Equipos de cómputo.
- Impresoras (multifuncionales, de códigos de barra).
- Cajas. tapayutes, ganchos legajadores y código de barras.



Actualización de archivos electrónicos

Servicio que permite la actualización en línea de registros en bases de datos, a través de canales dedicados, sin importar la ubicación física de los servidores del cliente.
Digitalización de medios análogos

Preservamos tus recuerdos convirtiendo formatos antiguos como VHS, betamax, casetes, disquetes, vinilos y fotos impresas en archivos digitales de alta calidad.
Rescatamos memorias familiares, grabaciones históricas y documentos valiosos, protegiéndolos del deterioro y la obsolescencia tecnológica. Nuestro servicio es seguro, confidencial y personalizado.

Empaste de material documental

Gadier Sistemas realiza empaste y reempaste profesional para archivos, asegurando la preservación y el manejo adecuado de documentos.
Servicios:
- Reencuadernación de legajos
- Empaste de documentos históricos
Beneficios:
- Conservación física
- Acceso organizado
