Soluciones
en archivos

Un archivo organizado facilita el trabajo diario y el acceso a la información de su organización. En Gadier clasificamos y organizamos documentos físicos y electrónicos para ayudar a localizar lo que necesita consultar.

Revisamos con usted las necesidades del archivo para definir el alcance del servicio y orientar una solución acorde con sus procesos, la documentación disponible y las necesidades de consulta de su equipo.

La administración integral de archivos conecta las actividades de gestión documental desde la creación de los documentos hasta su disposición final. En Gadier acompañamos el manejo de información física y electrónica mediante procesos y controles definidos según las necesidades de su organización.

La administración integral incluye la operación cotidiana del archivo: articulamos las actividades y controles acordados con su organización para que la información pueda recibirse, organizarse, consultarse y mantenerse disponible durante el ciclo documental. El alcance se acuerda con su entidad, considerando sus archivos activos e inactivos y los procesos que necesita atender.

Gestionar archivos electrónicos implica organizar los documentos desde su creación y mantener su relación con los procesos de la entidad. Gadier acompaña la conformación de expedientes electrónicos, la indexación, la aplicación de tablas de retención y las transferencias electrónicas, según el alcance del proyecto.

A partir de la situación de cada organización, identificamos las brechas entre sus procesos actuales y la gestión de archivos electrónicos. Con esa base definimos acciones para cerrar esas brechas y avanzar del soporte físico al entorno digital según el alcance del proyecto.

La custodia de archivos requiere espacios destinados al almacenamiento documental y controles para proteger la información. Gadier cuenta con depósitos especializados dentro de un parque empresarial, con circuito cerrado y controles de acceso.

Este servicio ofrece una alternativa para las organizaciones que necesitan conservar sus archivos fuera de sus instalaciones. Definimos con usted las necesidades de almacenamiento, consulta y custodia, teniendo en cuenta las características de la documentación.

El traslado de un archivo exige conocer el cuidado que requieren los documentos. En Gadier contamos con vehículos y personal capacitado para movilizar cajas y expedientes de un lugar a otro, con un manejo organizado de la documentación.

Cuéntenos el origen, el destino y las características de su archivo para definir las condiciones del servicio. Consulte el alcance para traslados en Bogotá, Bucaramanga, Barranquilla y Cundinamarca.

La digitalización de documentos permite consultar información que se encuentra en papel mediante archivos digitales y reducir la manipulación de los originales. En Gadier acompañamos esta conversión para facilitar el acceso a la documentación de su organización.

El servicio se define de acuerdo con el material que desea digitalizar y el uso que dará a la información. Revisamos con usted esas necesidades para acordar el alcance del trabajo y las condiciones de entrega de los archivos digitales.

Para orientar su solicitud, cuéntenos qué documentos necesita digitalizar, el volumen aproximado y cómo espera consultar los archivos digitales. Revisaremos con usted el alcance del trabajo y las condiciones de entrega.

La microfilmación documental consiste en reproducir fotográficamente documentos físicos sobre un soporte micrográfico. En Gadier ofrecemos este servicio como una alternativa para proyectos que requieren conservar la información en microfilm. Las copias obtenidas pueden tener valor probatorio cuando el proceso y su autenticación cumplen los requisitos legales aplicables.

La elección de este medio debe responder a las necesidades de conservación y consulta de cada organización. Por eso, definimos con usted el alcance del trabajo y la documentación que se reproducirá, considerando la finalidad que tendrá el material microfilmado.

La depuración documental ayuda a revisar qué tratamiento corresponde a los documentos de un archivo. Gadier acompaña este proceso tomando como referencia las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental aplicables a la organización.

El objetivo es orientar la conservación y la disposición de los documentos, así como el aprovechamiento del espacio. Cuando corresponda una eliminación documental, su alcance y condiciones se definen con la entidad; la antigüedad, por sí sola, no determina su eliminación.

En Gadier partimos del diagnóstico y la planeación para orientar el trabajo que requiere su entidad. Acompañamos la gestión documental y sus instrumentos archivísticos —PINAR, TRD, TVD y PGD—, así como las necesidades de transparencia desde la función archivística.

La asesoría aporta directrices para comprender qué hacer y cómo abordar una necesidad. La consultoría incluye trabajo conjunto para desarrollar la solución y acompañar su ejecución, según el alcance acordado, sin contratar necesariamente la administración de todo su archivo.